Kontrole wewnętrzne 2020: Kontrola administracyjna w Klubie Sportowy- Miejskim Ośrodku Sportów Siłowych i Tężyzny Fizycznej „RELAX”
W dniach od 02.04.2020 r. do dnia 27.04.2020 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Klubie Sportowy- Miejskim Ośrodku Sportów Siłowych i Tężyzny Fizycznej „RELAX” z siedzibą w Kamiennej Górze przy ul.T. Kościuszki 4 w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanej organizacji pozarządowej na realizację zadań publicznych: „Elementy treningu siłowego oraz udział w zawodach sportowych mieszkańców Kamiennej Góry”- umowa Nr 5/III/2019/SP z dnia 4 marca 2019 r. oraz „Program zajęć sportowych podnoszących ogólną sprawność i ruchomość fizyczną wśród mieszkańców Kamiennej Góry”- umowa Nr 13/VI/2019/SP z dnia 10 czerwca 2019 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 3/2020 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 i art 69 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 869 z późn.zm.), w związku z § 8 umowy Nr 5/III/2019/SP z dnia 4 marca 2019 r . i umowy Nr 13/VI/2019/SP z dnia 10 czerwca 2019 r. oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Klubie Sportowy- Miejskim Ośrodku Sportów Siłowych i Tężyzny Fizycznej „RELAX” z siedzibą w Kamiennej Górze:
1. Brak określenia w Polityce (zasadach) rachunkowości Klubu Sportowego- Miejskiego Ośrodka Sportów Siłowych i Tężyzny Fizycznej „RELAX” z siedzibą w Kamiennej Górze, w związku z prowadzeniem ksiąg rachunkowych przy pomocy programu komputerowego, daty rozpoczęcia eksploatacji programu oraz wersji oprogramowania wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych niezgodnie z art. 10 ust 1 pkt 3 lit. c, w związku z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn.zm.).
2. Błędne oznaczenie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 5/III/2019/SP z dnia 04 marca 2019 r. oraz umowy Nr 13/VI/2019/SP z dnia 10 czerwca 2019 r. “roku” w dacie złożenia sprawozdania, w rubryce “podpis osoby (osób) upoważnionej do składania oświadczeń woli w zakresie zobowiązań finansowych” jako 22.01.2019 r. niezgodnie ze stanem faktycznym i rzeczywistą datą złożenia sprawozdania do Zleceniodawcy zadania publicznego oraz błędne oznaczenie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 13/VI/2019/SP z dnia 10 czerwca 2019 r. „numeru umowy” jako 13/IV/2019/SP niezgodnie z stanem faktycznym tj. umowa Nr 13/VI/2019/SP.
3. Brak oznaczenia w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego – umowa Nr 5/III/2019/SP z dnia 04 marca 2019 r., w zestawieniu faktur, rachunków związanych z realizacją zadania publicznego w poz.94 numeru dokumentu księgowego tj. Nr S-Z/2/05/2019, zamieszczając w wyżej wymienionej rubryce oznaczenie rodzaju kosztu tj. „zakup ławki, sztangi, reverse hyper i inne” stosownie do zapisów załącznika Nr 5 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 kwietnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
4. Nieprawidłowe rozliczenie wydatków w kwocie 349,00 zł wynikających z fa Nr 13/06/2019 z dnia 20.06.2019 r. Dietetyk Nie na żarty s.c. Wrocław szkolenie na łączną kwotę 349,00 zł, pokrytych ze środków własnych Klubu w ramach realizacji zadania publicznego Nr 5/III/2019/SP z dnia 04.03.2019 r. jako kosztu zakwalifikowanego i zgodnego z pozycją kosztorysu I.5 (koszty związane z udziałem w zawodach sportowych uczestników zadania, w tym: opłaty startowe, badania lekarskie, noclegi, diety, wyżywienie, transport) niezgodnie z zapisami § 2 ust.3 i 4, w związku z §1 ust.5 umowy Nr 5/III/2019/SP z dnia 04.03.2019 r.
Fa Nr 13/06/2019 z dnia 20.06.2019 r. Dietetyk Nie na żarty s.c. Wrocław na łączną kwotę 349,00 zł, dokumentuje wydatek z tytułu szkolenia w dniu 06.07.2019 r., opisana jako „szkolenie trenera” nie może zostać uwzględniona w rozliczeniu wyżej wymienionego zadania publicznego jako dokumentującą według rodzaju koszty związane z udziałem w zawodach sportowych uczestników zadania stosownie do zapisów § 2 ust.3 i 4, w związku z §1 ust.5 umowy Nr 5/III/2019/SP z dnia 04.03.2019 r.
5. Nieprawidłowe rozliczenie wydatków wykazanych w poz.1 faktury fa Nr FS-4792/19/NBH z dnia 19.04.2019 r. NUTRIFARM Sp. z o.o., dotyczących zakupu 4 szt. usztywniacza nadgarstka/stabilizatora na łączną kwotę 83,79 zł, pokrytą ze środków dotacji przekazanych przez Gminę Miejską Kamienna Góra w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 5/III/2019/SP z dnia 04.03.2019 r. jako zakupu zgodnego z pozycją kosztorysu I.6 (koszty związane z zakupem niezbędnych suplementów niezgodnie z zapisami § 2 ust.3 i 4, w związku z § 1 ust.5 oraz §10 ust. 6 umowy Nr 5/III/2019/SP z dnia 04.03.2019 r.
Zatem kwota 83,79 zł stanowi dotację wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem, bowiem została przeznaczona na pokrycie innego rodzaju kosztów niż określony w treści umowy i aktualizacji kosztorysu stanowiącej integralną część umowy w ustalonym końcowym brzmieniu i podlega zwrotowi wraz z należnymi odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych zgodnie z § 10 ust. 6 umowy Nr 5/III/2019/SP z dnia 04 marca 2019 r. o realizację zadania publicznego, w związku z art. 252 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz.869 ze zm.).
6. Nieprawidłowe rozliczenie wydatków wykazanych w poz.4 faktury Nr 2001/2019 z dnia 26.04.2019 r. W.K. Biuro Serwis zakup środków czystości i artykułów biurowych na łączną kwotę 185,66 zł tj. wydatków z tytułu zakupu okładki na legitymacje szkolne 150 sztuk na kwotę 81,18 zł (brutto), pokrytych ze środków własnych Klubu w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 5/III/2019/SP z dnia 04.03.2019 r., jako dotyczących wydatków z tytułu kosztów merytorycznych, I.7. koszty utrzymania obiektów sportowych (media, środki czystości, artykuły remontowe, płace konserwatora, opał) niezgodnie z zapisami § 2 ust.3 i 4, w związku z §1 ust.5 umowy Nr 5/III/2019/SP z dnia 04.03.2019 r.
Do rozliczenia jako koszty I.7. utrzymania obiektów sportowych (media, środki czystości, artykuły remontowe, płace konserwatora, opał) z fa faktury Nr 2001/2019 z dnia 26.04.2019 r. W.K. Biuro Serwis zakup środków czystości i artykułów biurowych na łączną kwotę 185,66 zł, podlega kwota 104,48 zł (185,66 zł- 81,18 zł).
7. Zapłata zobowiązań dotyczących opłaty za energię elektryczną, odprowadzanie ścieków i wodę odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli SSK.1711.P-3.2020, pokrytych ze środków własnych Klubu w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 5/III/2019/SP z dnia 04 marca 2019 r. z naruszeniem terminów zapłaty wynikających z treści dowodów księgowych niezgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 876 ze zm.), w związku z art. 7 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz.118 ze zm.).
8. Zapłata opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi za miesiąc lipiec 2019 r. i październik 2019 r. z naruszeniem terminu zapłaty wynikającym z §1 Uchwały Nr XXI/137/16 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 29 czerwca 2016 r. w sprawie terminu, częstotliwości i trybu uiszczenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
Zgodnie z §1 Uchwały Nr XXI/137/16 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 29 czerwca 2016 r. w sprawie terminu, częstotliwości i trybu uiszczenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi: „Opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi jest uiszczana miesięcznie z góry, do dnia 15 każdego miesiąca, za dany miesiąc, którego obowiązek ponoszenia opłaty dotyczy.”
9. Brak umieszczenia na wyciągach bankowych lub raportach kasowych jako dowodach księgowych dokumentujących wydatki z tytułu prowizji bankowych, klasyfikowanych jako koszty administracyjne II.1., pokrytych ze środków własnych Klubu w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 5/III/2019/SP z dnia 04 marca 2019 r. opisu wskazującego źródło finansowania wydatku (w niniejszym przypadku własne środki finansowe) oraz brak oznaczenia umowy o realizację zadania publicznego w ramach, której zostały rozliczone i wykorzystane środki finansowe tj. brak opisu niniejszej dokumentacji finansowo-księgowej zgodnie z wymogami art. 21 ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości stosownie do zapisów § 6 ust. 4 umowy Nr 5/III/2019/SP z dnia 04 marca 2019 r.
10. Brak oznaczenia w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego – umowa Nr 13/VI/2019/SP z dnia 10 czerwca 2019 r., w zestawieniu faktur, rachunków związanych z realizacją zadania publicznego, w poz. 4, numeru dokumentu księgowego tj. fa VAT Nr 0179/19/FVS, zamieszczając w wyżej wymienionej rubryce oznaczenie rodzaju wydatku „zakup sprzętu do ćwiczeń siłowych” stosownie do zapisów załącznika Nr 5 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 kwietnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
11. Brak oznaczenia na raportach kasowych jako wewnętrznych dowodach księgowych numeru dowodu (raportu kasowego), a jedynie określenie okresu, którego dotyczą tj. np. 01.02.2019 r. do 28.02.2019 r., od 01.07.2019 r. do 31.08.2019 r. niezgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (t.j Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1 UzupełnieniePolityki (zasad) rachunkowości Klubu Sportowego-Miejskiego Ośrodka Sportów Siłowych i Tężyzny Fizycznej „RELAX” z siedzibą w Kamiennej Górze, w związku z prowadzeniem ksiąg rachunkowych przy pomocy programu komputerowego o określenie daty rozpoczęcia eksploatacji programu oraz wersji oprogramowania wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych przy pomocy komputera zgodnie z art. 10 ust 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn.zm.) oraz systematyczne dokonywanie aktualizacji niniejszych danych w przypadku ich zmiany zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn.zm.).
Ad.2. Prawidłowe oznaczanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego właściwych danych, w tym w szczególności daty złożenia sprawozdania końcowego oraz oznaczenia (numeru) umowy o realizację zadania publicznego zgodnie z obowiązującym stanem prawnym i faktycznym oraz stosownie do zapisów załącznika Nr 5 rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.3. i Ad.10. Rzetelne i prawidłowe oznaczanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego numeru dokumentu księgowego, dokumentującego dany wydatek stosownie do zapisów rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.4 i Ad.6. Prawidłowe uwzględnianie w rozliczeniu zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy o realizację zadania publicznego wydatków dokumentujących dany rodzaj kosztu merytorycznego lub administracyjnego zgodnie z treścią samego dowodu księgowego oraz zaktualizowanej ofercie, harmonogramie i kosztorysie, będących integralną częścią umowy w ustalonym końcowym brzmieniu stosownie do zapisów rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.5.Zwrot dotacji w kwocie 83,79 zł jako wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem,wynikającej z poz.1 faktury fa Nr FS-4792/19/NBH z dnia 19.04.2019 r. NUTRIFARM Sp. z o.o., dotyczącej zakupu 4 szt. usztywniacza nadgarstka/stabilizatora na łączną kwotę 83,79 zł, pokrytych ze środków dotacji przekazanych przez Gminę Miejską Kamienna Góra w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 5/III/2019/SP z dnia 04 marca 2019 r. tj. wydatku niezgodnego z pozycją kosztorysu I.6 (koszty związane z zakupem niezbędnych suplementów) niezgodnie z zapisami § 2 ust.3 i 4, w związku z § 1 ust.5 oraz §10 ust. 6 umowy NR 5/III/2019/SP z dnia 04.03.2019 r.
Kwota 83,79 zł stanowi dotację wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem, bowiem została przeznaczona na pokrycie innego rodzaju kosztów niż określony w treści umowy i aktualizacji kosztorysu stanowiącej integralną część umowy w ustalonym końcowym brzmieniu i podlega zwrotowi wraz z należnymi odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych zgodnie z §10 ust. 6 umowy Nr 5/III/2019/SP z dnia 04 marca 2019 r. o realizację zadania publicznego, w związku z art. 252 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz.869 ze zm.).
Zwrotu dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem w kwocie 83,79 zł należy dokonać na konto Zleceniodawcy zadania publicznego tj. Gminy Miejskiej Kamienna Góra na numer rachunku bankowego: 97 1020 5226 0000 6202 0627 0351 wraz z należnymi odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych zgodnie z § 10 ust. 6 umowyNr 15/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. o realizację zadania publicznego, w związku z art. 252 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz.869 ze zm.) tj. liczonymi od dnia 08.05.2019 r. do dnia dokonania zwrotu.
Ad.7.Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z treści dowodów księgowych rozliczanych w ramach zadania publicznego, pokrytych zarówno ze środków własnych oraz dotacji zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 876 ze zm.), w związku z art. 7 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz.118 ze zm.).
Ad.8. Przestrzeganie terminów zapłaty opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi zgodnie z §1 Uchwały Nr XVIII/109/19 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 27 listopada 2019 r. zmieniającej uchwałę w sprawie terminu, częstotliwości i trybu uiszczania opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
Zgodnie z §1 Uchwały Nr XVIII/109/19 Rady Miasta Kamienna Góra z dnia 27 listopada 2019 r. zmieniającej uchwałę w sprawie terminu, częstotliwości i trybu uiszczania opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi: „ Opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi jest uiszczania miesięczne z góry, do dnia 28 każdego miesiąca, za dany miesiąc, którego obowiązek ponoszenia opłaty dotyczy.”
Ad.9. Umieszczanie nawyciągach bankowych lub raportach kasowych jako wewnętrznych dowodach księgowych dokumentujących wydatki w ramach realizacji zadania publicznego opisu wskazującego źródło finansowania wydatku (własne środki finansowe, dotacje lub inne) oraz oznaczanie umowy o realizację zadania publicznego w ramach, której zostaną wykorzystane środki finansowe tj. zamieszczanie opisu na niniejszej dokumentacji finansowo-księgowej zgodnie z wymogami art. 21 ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn.zm.) stosownie do zapisów załącznika Nr 3 rozporządzeniem Przewodniczącego Komitetu do Spraw do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.11. Oznaczanie na raportach kasowych jako wewnętrznych dowodach księgowych numeru dowodu (raportu kasowego) zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (t.j Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
Ponadto, w trakcie kontroli stwierdzono, iż w sprawozdaniach końcowych z wykonania zadań publicznych, w części “zestawienie faktur, (rachunków) związanych z realizacją zadania” dokonywano wpisów dat z rybrykach “data wystawienia dokumentu księgowego” oraz “data zapłaty” budzących wątpliwości, co do prawidłowości odczytania rzeczywistych (faktycznych) dat dokonania tych czynności tj. np. “data wystawienia dokumentu” oznaczona jako 3.31.2019r., 9.30.2019 r.,11.30.2019 r. 10.11.2019 r., 3.5.2019 r. oraz “data zapłaty” 11.8.2019 r. 11.15.2019 r., 11.27.2019 r. 2.09.2019 r.
Biorąc pod uwagę, zapisy art. 106e ust.1 pkt 1 ustawy z dnia ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j Dz. U. z 2020r., poz. 106 z późn.zm.) dotyczące elementów właściwych dla faktury jako dowodu księgowego, faktura powinna zawierać datę wystawienia, zgodnie zaś z § 3 ust. 1 lit.a, § 3 ust. 2 lit.a i § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485 ze zm.) faktury, które mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art.106e ustawy o VAT przypadki faktur dokumentujących usługi, dostawę towarów lub świadczenie usług odpowiednio zwolnionych z VAT), muszą zawierć datę wystawienia faktury, kolejno zgodnie z § 14 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. z 2005 r. Nr 165, poz.1373 ze zm.) rachunek jako dowód księgowy potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonywanie usługi musi zawierać datę wystawienia i numer kolejny rachunku.
Z powyższego wynika, iż dowód księgowy taki jak: faktura czy rachunek powinnien obligatoryjnie zawierać datę wystawienia, niniejsza data powinna być oznaczona jako dzień, miesiąc, rok, dlatego uwzględniając powyższe zaleca się stosowanie wyżej opisanego sposobu oznaczanie dat wystawienia dowodów księgowych.
Na podstawie § 8 ust. 5 umów o realizację zadań publicznych Nr 5/III/2019/SP z dnia 04 marca 2019 r. oraz Nr 13/VI/2019/SP z dnia 10 czerwca 2019 r. Zleceniobiorca zadania publicznego jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego do powiadomienia Burmistrza Miasta Kamienna Góra o sposobie wykonania wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.
