Kontrole wewnętrzne 2020: Wystąpienie pokontrolne z kontroli Stowarzyszenia GREEEN GATE

Sudeckie Stowarzyszenie Ekorozwoju

GREEN GATE

 ul. Jeleniogórska 36/6

58- 400 Kamienna Góra

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

W dniach od 01.07.2020 r. do dnia 09.07.2020 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Sudeckim Stowarzyszeniu Ekorozwoju GREEN GATE z siedzibą w Kamiennej Górze przy ul. Jeleniogórskiej 36/6 w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanej organizacji pozarządowej na realizację zadań publicznych: „Ogród życia”- umowa Nr 19/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. oraz „Cykl warsztatów hobbystycznych „Ręcznie wykonane, z sercem gotowane!”- umowa Nr 10/IV/2019/SP z dnia 9 kwietnia 2019 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 6/2020 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu   o art.68 i art 69 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 869 z późn.zm.), w związku z § 8 umowy Nr 10/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. i § 8 umowy  Nr 10/IV/2019/SP z dnia 9 kwietnia 2019 r. oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.

W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Sudeckim Stowarzyszeniu Ekorozwoju GREEN GATE z siedzibą w Kamiennej Górze:

1.  Brak określenia w Zasadach rachunkowości Sudeckiego Stowarzyszenia Ekorozwoju GREEN GATEroku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

➢   wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera –wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;

➢   opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera –opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji

oraz systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiągrachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów niezgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 351 ze zm.).

2. Nieprawidłowe określenie w komparycji umowy ramowej Pakiet Społeczny Lider Nr 83038116 zawartej dnia 21.02.2013r. pomiędzy Bankiem Gospodarki Żywnościowej S.A. a Sudeckim Stowarzyszeniem Ekorozwoju GREEN GATE z siedzibą w Kamiennej Górze,iż Stowarzyszenie  reprezentowane jest przez Panią Dagmarę Giercarz, jako pełniącą funkcję Prezesa niezgodnie ze stanem faktycznym i prawnym, w związku z pełnym wypisem z KRS Nr 0000396561, dział 2, podrubryka 1 (Dane osób wchodzących w skład organu) l.p. 2 – Dagmara Giercarz- funkcja w organie reprezentującym- Wiceprezes.

3. Nieprawidłowe określenie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego pod nazwą „Ogród życia” realizowanego na podstawie umowy Nr 19/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. w rubryce „okres za jaki składane jest sprawozdanie” początkowego terminu wyżej wymienionego okresu jako 15.03.2019 r. niezgodnie z § 2 ust.1 w/w umowy Nr 19/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. o realizację zadania publicznego.

4. Nieprawidłowe ujęcie w raporcie kasowym RK Nr 5/2019 za okres 01 do 01.05.2019 r.poszczególnych dowodów księgowych z brakiem chronologicznego ich zapisu tj. poz.1 data 16.05.- FP 01940/05/19, poz.2, data 17.05. dowód 1/05/19, poz.3. data 15.05. KP 1/2019 niezgodnie z art. 24 ust. 4 pkt 2, w związku z art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 351 ze zm.).

5. Błędne wykazanie w zestawieniu faktur (rachunków) do sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 19/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r., w kosztach merytorycznych, w poz. 4 dotyczącej faktury VAT 1548/05/2019 z dnia 17.05.2019r. „wartości całkowitej faktury/rachunku w (zł)” kwotę 298,00 zł niezgodnie z treścią dowodu księgowego tj. w/w fa VAT 1548/05/2019 z dnia 17.05.2019 r. wystawionej na kwotę 306,99 zł.

6.Nieprawidłowe sprawdzenie pod względem merytorycznym, formalno–rachunkowym oraz zatwierdzenie do wypłaty dowodu księgowego- rozliczenia kosztów podróży służbowej 2/W/2019 z dnia 05.12.2019 r. (dow. ks Nr 2/12/19) przez jedną osobę tj. Wiceprezesa Stowarzyszenianiezgodnie z zapisami art. 22 ust.1 oraz art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).

7.Nieprawidłowe wykazanie w sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 19/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r., w części 2. rozliczenie ze względu na źródło finansowania zadania publicznego udziału procentowego innych środków finansowych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji (wg faktycznie poniesionych wydatków) jako 2,78% niezgodnie z danymi rachunkowymi wynikającymi z faktycznie poniesionych wydatków na podstawie sprawdzonych dowodów księgowych tj. 2,80% (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku).

W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:

Ad.1. Uzupełnienie zapisów Zasad rachunkowości Sudeckiego Stowarzyszenia Ekorozwoju GREEN GATE z siedzibą w Kamiennej Górze o określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

➢   wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera –wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;

➢   opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji

oraz systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 351 ze zm.) oraz w sytuacji zmiany dokonywanie aktualizacji wyżej opisanych danych zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Ad.2.Przestrzeganie zasady prawidłowego określania w umowach zawieranych przez Sudeckie Stowarzyszenie Ekorozwoju GREEN GATE z siedzibą w Kamiennej Górze funkcji w organie reprezentującym sprawowanej przez poszczególne osoby zgodnie z obowiązującym stanem prawnym i faktycznym oraz stosownie do zapisów działu 2, podrubryka 1. dane osób wchodzących w skład organu informacji z KRS Nr 0000396561.

Ad.3. Prawidłowe określanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego w rubryce „okres za jaki składane jest sprawozdanie” początkowego terminu okresu zgodnie z zapisami zawartej umowy o realizację zadania publicznego, w związku z załącznikiem Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).

Ad.4. Prawidłowe ujmowanie w raporcie kasowym jako wewnętrznym dokumencie księgowym poszczególnych, pojedynczych dowodów księgowych w porządku chronologicznym zgodnie z art. 24 ust. 4 pkt 2, w związku z art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 351 ze zm.).

Druk RK – „Raport kasowy” jest zbiorczym, własnym, wewnętrznym dokumentem księgowym, w rozumieniu art. 20 ust. 2 pkt 3 i ust. 3 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), służącym do zbiorczego ujmowania w księgach rachunkowych jednostki operacji wpłat i wypłat gotówki do/z kasy jednostki, wykonanych w ustalonym w jednostce okresie (może być to np. dzień, tydzień, dwa tygodnie, miesiąc). Uznanie raportu kasowego za zbiorczy dowód księgowy ma swoje konsekwencje, polegające na tym, że muszą być w nim pojedynczo wymienione dowody księgowe, które stanowią zbiór dla celów księgowych (art. 20 ust. 3 pkt 1 uor), natomiast uznanie go za ewidencję szczegółową do konta 101 „Kasa” – to, że te pojedyncze dowody księgowe muszą być w raporcie ujmowane chronologicznie (art. 24 ust. 4 pkt 2 uor), z podaniem co najmniej informacji na temat:

• daty dokonania operacji gospodarczej,
• określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego daty, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
• zrozumiałego tekstu, skrótu lub kodu opisu operacji (z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów),
• kwoty i daty zapisu,
• oznaczenia kont, których dotyczy (art. 23 ust. 2 uor).

Ad.5. Prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego wartości całkowitych faktury/rachunku (w zł) zgodnie z treścią (wartością) danego dowodu księgowego zgodnie z załącznikiem Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).

Ad.6. Zapewnienie i przestrzeganie zasady dokonywania kontroli formalno-rachunkowej i merytorycznej oraz zatwierdzania dowodów księgowych zprzyjęciem rozwiązań zapewniających prawidłowość i bezpieczeństwo realizowanych procesów finansowych, sprawowanie właściwego nadzoru oraz kontroli wewnętrznej dowodów księgowych, poprzez powierzanie dokonywania w/w kontroli dowodów księgowych oraz zatwierdzania ich do wypłaty odrębnym podmiotom stosownie do zapisów art.22 ust.1 i art.21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).

Ad.7. Rzetelne wykazywanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, w rubryce rozliczenie ze względu na źródło finansowania procentowego udziału innych środków finansowych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji zgodnie z danymi rachunkowymi z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z załącznikiem Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).

Na podstawie § 8 ust. 5 umów o realizację zadań publicznych Nr 10/IV/2019/SP z dnia 9 kwietnia 2019 r. oraz Nr 19/IV/2019/SP z dnia 24 kwietnia 2019 r. Zleceniobiorca zadania publicznego jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego do powiadomienia Burmistrza Miasta Kamienna Góra o sposobie wykonania wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich nie wykonania.