Kontrole wewnętrzne 2019: Kontrola administracyjna w Klubie Sportowym „Sudety” Kamienna Góra
W dniach od 04.09.2019 r. do 30.09.2019 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Klubie Sportowym „Sudety” Kamienna Góra, z siedzibą w Kamiennej Górze, przy ul. Piastowskiej 2/2 w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanych organizacji pozarządowej na realizację zadań publicznych pod nazwą: „Rozpowszechnianie i organizacja zawodów w piłce siatkowej dzieci i młodzieży z Gminy Miejskiej Kamienna Góra” – umowa Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. oraz „Szkolenie w piłce siatkowej dzieci i młodzieży z Gminy Miejskiej Kamienna Góra”- umowa Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 8/2019 Burmistrza Miasta Kamienna Góra, wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art. 68 i art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz.869 z późn.zm.), w związku z § 8 wyżej wymienionych umów o realizację zadań publicznych oraz § 2 ust.2 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Klubie Sportowym „Sudety Kamienna Góra:
1. Brak posiadania przez Klub Sportowy „Sudety” Kamienna Górapolityki (zasad) rachunkowości Klubu tj. dokumentacji przyjętych i stosowanych przez organizację zasad (systemu) rachunkowości, w szczególności dotyczących:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjętych zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów niezgodnie z art.10 ust.1ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.), w związku z art.10 i 10a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 450 z zm.) oraz § 6 ust. 1 umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. oraz umowy N6 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. o realizację zadań publicznych.
2. Nieprawidłowe oznaczenie w komparycji umowy NR 228299 o świadczenie usług SBI DETAL zawartej dnia 07.02.2018 r. pomiędzy Bankiem.w Kamiennej Górze a Klubem Sportowym „Sudety” Kamienna Góra podmiotów reprezentujących stronę umowy tj. Klub Sportowy „Sudety” Kamienna Góra na dzień zawarcia w/w umowy tj. 07.02.2018 r. oznaczając niniejsze jako: Piotr Lema – Prezes, Witold Zdrojewski- Wiceprezes oraz Tomasz Wyszomirski-Skarbnik niezgodnie z obowiązującym stanem prawnym i faktycznym.
Wyżej wymieniona niezgodność dotyczy także aktualizacji Karty wzorów podpisów z dnia 07.02.2018 r., stanowiącej załącznik do umowy rachunku bankowego na rachunek bieżący z dnia 13.04.2017 r.- w zakresie funkcji sprawowanych przez poszczególnych członków Zarządu Klubu, uwzględniając stan prawny i faktyczny na dzień 07.02.2018 r.
W dniu 07.02.2018 r. podmiotami reprezentującymi Klub Sportowy „Sudety” Kamienna Góra jako członkowie Zarządu byli: Prezes-Tomasz Wyszomirski, Witold Zdrojewski- Wiceprezes, Piotr Lema- Skarbnik zgodnie z Uchwałą Nr 7/2018 z dnia 06.02.2018 r. Zarządu Klubu Sportowego „Sudety” Kamienna Góra oraz rubryką Nr 5 (imiona nazwiska i funkcje osób wchodzących w skład zarządu i organu kontroli wewnętrznej) wypisu z księgi ewidencyjnej Klubu Sportowego Sudety Kamienna Góra, prowadzonej przez Starostwo Powiatowe Kamienna Góra stan prawny na dzień 06.02.2018 r.
3. Błędne oznaczenie w komparycji umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. na realizację zadania publicznego i aneksie Nr 1/2018 z dnia 18 grudnia 2018 r. do niniejszej umowy oraz w umowie Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. i aneksie Nr 1/2018 z dnia 18 grudnia 2018 r. do w/w umowy adresu Zleceniobiorcy zadania publicznego tj. Klubu Sportowego „Sudety” Kamienna Góra, oznaczając niniejszy jako ul. Ściegiennego 26/18 niezgodnie ze stanem faktycznym obowiązującym, w dniu złożenia ofert na niniejsze zadania publiczne oraz w dacie zawarcia umów i wypisem z księgi ewidencyjnej Klubu Sportowego „Sudety” Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze według stanu na dzień 30.01.2018 r.
Stosownie do zapisów wypisu z księgi ewidencyjnej Klubu Sportowego „Sudety” Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze według stanu na dzień 30.01.2018 r., dokonano zmian w rubryce Nr 4 (nazwa, siedziba i adres) na 58-400 Kamienna Góra, ul. Piastowska 2/2.
4. Błędne wpisanie (doliczenie) w kalkulacji przewidywanych kosztów na rok 2018 umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. do sumy kosztów merytorycznych pokrytych z innych środków finansowych, wartości wkładu osobowego w kwocie 250,00 zł, co dało wartość: 6.930,00 zł niezgodnie z kwotami poszczególnych kosztów tworzących koszty merytoryczne zadania pokryte ze środków własnych tj. 320,00 zł+960,00 zł+760,00 zł+400,00 zł+ 2.240,00 zł+ 2.000,00 zł tj. razem 6.680,00 zł niezgodnie z danymi rachunkowymi i kosztami składającymi się na niniejsze koszty merytoryczne zadania.
W konsekwencji koszty merytoryczne razem pokryte z innych środków finansowych wykazane w kwocie 6.930,00 zł zostały zawyżone o 250,00 zł.
Następnie stwierdzono, iż w kalkulacji przewidywanych kosztów na rok 2018 do umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. błędnie wpisano w przewidywanej kalkulacji kosztów, razem koszty obsługi pokryte z innych środków finansowych jako suma: 0,00 zł niezgodnie z kwotą kosztów obsługi zadania- księgowość na sumę 500,00 zł pokrytą z innych środków finansowych (środkówwłasnych).
Błędne wpisanie w kalkulacji przewidywanych kosztów na rok 2018 do umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. w kosztach ogółem: sumy kosztów merytorycznych i kosztów obsługi pokrytych z innych środków finansowych jako 7.430,00 zł (tj. 6.930,00 zł (koszty merytoryczne) + 500,00 zł (księgowość), a powinno być 7.180,00 zł tj. 6.680,00 zł (koszty merytoryczne) + 500,00 zł (księgowość).
Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzono rozbieżność pomiędzy przewidywaną kalkulacją kosztów zadania stanowiącą integralną część umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2017 r. w zakresie określenia całkowitego kosztu zadania tj. w umowie na kwotę 17.680,00 zł, w tym środków finansowych własnych na kwotę 7.430,00 zł (zapisy § 3 ust.4 i 5 umowy nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r.), a w kalkulacji kosztów na kwotę ogółem 17.430,00 zł oraz błędnie wykazane w kalkulacji koszty merytoryczne pokryte ze środków własnych Klubu na kwotę 6.930,00 zł, niezgodnie z sumą z kwot poszczególnych kosztów tworzących koszty merytoryczne zadania tj. 320,00 zł+960,00 zł+760,00 zł +400,00 zł+ 2.240,00 zł+ 2.000,00 zł tj. razem 6.680,00 zł.
5. Nieprawidłowe podanie w zaktualizowanym kosztorysie przewidywanych kosztów realizacji zadania wykonywanego na podstawie umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r., w pkt.9 przewidywane źródła finansowania zadania publicznego wartości udziału wkładu osobowego w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji w zaokrągleniu do jednego miejsca po przecinku tj. 2,5 % niezgodnie z załącznikiem Nr 1 i 3 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 kwietnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz.1300 ze zm.).
6. Nieprawidłowe wpisanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, wykonywanego na podstawie umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. w rubryce „okres za jaki jest składane sprawozdanie” daty początkowej jako 23.03.2018 r. niezgodnie z §2 ust.1 wyżej wymienionej umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. o realizację zadania publicznego.
Stosownie do zapisów § 2 ust.1 umowy NR 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. termin realizacji zadania publicznego ustala się od 23.02.2018 r. do 31.12.2018 r.
7. Nieprawidłowe wpisanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r., w rozliczeniu wydatków w rubryce ”koszty zgodnie z umową”:
1) w kosztach merytorycznych pkt.I.6. koszty transportu na mecze – koszt całkowity wpisano jako 2.340,00 zł, a powinno być 2.320,00 zł (tj. 1.550,00 zł kwota z dotacji +770,00 zł środki własne);
2) w kosztach merytorycznych pkt.I.9.koszty wynagrodzenia trenerów wpisano wartości jako faktycznie poniesione wydatki tj. 4.100,00 zł, w tym 2.550,00 zł z dotacji oraz 1.550,00 zł ze środków własnych podczas, gdy zgodnie z umową i aneksem Nr 1/2018 powinno być wartość całkowita 3.600,00 zł, w tym 2.550,00 zł z dotacji oraz 1.050,00 zł ze środków własnych.
Kolejno biorąc pod uwagę wykazane wyżej błędne wartości, dokonano błędnego zsumowania kosztów merytorycznych poniesionych zgodnie z umową, pokrytych ze środków własnych na kwotę 6.090,00 zł, a powinno być 5.590,00 zł oraz koszt całkowity razem jako błędną kwotę 16.360,00 zł, a powinno być 15.840,00 zł.
Nieprawidłowe wpisanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. w rozliczeniu wydatków, w rubryce „koszty zgodnie z umową” (oraz aneksem Nr 1/2018) :
1) w kwocie ogółem sumę poniesioną ze środków własnych na kwotę 6.590,00 zł, a powinno być zgodnie z umową i aneksem – 6.090,00 zł;
2) w kosztach ogółem – całkowity koszt wpisano kwotę 16.860,00 zł, a powinno być zgodnie z umową i aneksem Nr 1/2018 do umowy – 16.340.00 zł.
Uwzględniając powyższe stwierdzono, że w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, w rozliczeniu ze względu na źródło finansowania zadania publicznego nieprawidłowo wpisano w kosztach zgodnie z umową kwotę pokrytą z innych środków finansowych ogółem jako 6.590,00 zł, a powinno być 6.090,00 zł oraz:
- udział procentowy kwoty dotacji w całkowitych kosztach zadania jako 59,38% (10.000,00 zł do 16.840,00 zł) – a powinno być 61,20%- 10.000,00 zł do 16.340,00 zł;
- udział innych środków finansowych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji jako 65,90%(6.590,00 zł do 10.000,00 zł) a powinno być 60,90% (6.090,00 zł do 10.000,00 zł).
8. Nieprawidłowe wypełnienie części 2 sprawozdania z wykonania zadania publicznego tj. rozliczenie z względu na źródło finansowania zadania publicznego, poprzez wpisanie w rubryce „faktycznie poniesione wydatki” wartości udziału wkładu osobowego w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji w zaokrągleniu do jednego miejsca po przecinku tj. 2,5% niezgodnie z załącznikiem Nr 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
9. Brak sporządzenia i prowadzenia przez Klub Sportowy „Sudety” Kamienna Góra protokołów przekazania nagród oraz rzeczy zakupionych w ramach dotacji udzielonej na podstawie umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r., z zachowaniem wymogów określonych w zapisach § 6 ust. 2 lit.b w/w umowy niezgodnie z§ 6 ust. 2 lit.b i § 6 ust.5 umowy Nr 17/III/2018/SPz dnia 20 marca 2018 r.
10. Błędne wpisanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r., w zestawieniu rachunków faktur w poz.34, w stosunku do fa VAT Nr Fa 000469/2018/H z dnia 19.09.2018 r.. zakup strojów siatkarskich na łączną kwotę 3.296,00 zł, rodzaju nazwę kosztu jako „zakup sprzętu”, podczas gdy zgodnie z dowodem księgowym oraz kosztorysem, stanowiącym integralną część umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. oraz aneksem Nr 1/2018 - pkt. I.4. dotyczy kosztu merytorycznego oznaczonego jako zakup strojów meczowych.
11. Brak na dowodach księgowych odpowiednio opisanych w treści protokołu kontroli SSK.1711.P-8.2019 pokrytych zarówno ze środków dotacji, jak i innych środków w ramach realizacji zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. oraz umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. precyzyjnego opisu w jakich proporcjach i z jakich źródeł (rodzaju środków finansowych- środki własne, dotacja lub inne) został pokryty dany wydatek stosownie do zapisów § 6 ust.4 w/w umów o realizację zadania publicznego.
12. Brak dowodu potwierdzającego dokonanie zapłaty, na podstawie przedstawionych wyciągów bankowych z rachunku bieżącego Klubu Sportowego „Sudety” Kamienna Góra oraz zestawień operacji z rachunku bieżącego za fakturę VAT Nr 20/12/2018 z dnia 11.12.2018 r. usługa transportowa – transport zawodników na mecze DZPS na łączną kwotę 800,00 zł, pokrytą w kwocie 750,00 zł ze środków dotacji i w kwocie 50,00 zł ze środków własnych Klubu niezgodnie z § 6 ust.1 umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r., co skutkuje stwierdzeniem, iż suma 750,00 zł stanowi kwotę dotacji niewykorzystaną i podlega obowiązkowi zwrotu wraz z należnymi odsetkami od niewykorzystanej kwoty dotacji zwróconej po terminie, o którym mowa w § 10 ust. 2 umowy, liczonymi począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji stosownie do zapisów § 10 ust.2-4 umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r.
Kwota 50,00 zł wydatkowana w ramach faktury VAT Nr 20/12/2018 z dnia 11.12.2018 r. ………………... usługa transportowa – transport zawodników na mecze DZPS na łączną kwotę 800,00 zł, jako kwota środków własnych Klubu do pokrycia niniejszego wydatku w ramach umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. ze względu na brak dowodu potwierdzającego dokonanie zapłaty za niniejszą fakturę, nie może zostać przyjęta do rozliczenia niniejszego wydatku.
Ponadto, w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania, w zestawieniu faktur, rachunków w poz.24 dotyczącym fa VAT Nr 20/12/2018 z dnia 11.12.2018 r……………... usługa transportowa – transport zawodników na mecze DZPS na łączną kwotę 800,00 zł w poz. „data zapłaty” nieprawidłowo wpisano jako datę zapłaty 03.12.2018 r. (data przed wystawieniem dowodu księgowego) niezgodnie z § 6 ust.1 umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r.
13. Brak dat wystawienia rachunków do umów zlecenia ze stawką godzinową za prowadzenia zajęć treningowych rozliczanych w ramach umów o realizację zadań publicznych tj. umowa Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. oraz umowa Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. niezgodnie z art.21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018r. poz. 395 ze zm.), w związku z § 6 ust. 4 umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. oraz umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r.
Ponadto stwierdzono, iż wyżej wymienione rachunki do umowy zlecenia z dnia 07.05.2018 r. zawartej z Panem …………..., rozliczone w ramach zadania publicznego wykonywanego na podstawie umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. zostały jako dowody księgowe sprawdzone pod względem merytorycznym i zatwierdzone jako wydatek pod względem legalności, celowości i oszczędności przez Pana ………….. jako Skarbnika Klubu, co de facto doprowadziło do dokonania niniejszych czynności sprawdzających przez tą samą osobę będącą jednocześnie wykonawcą zlecenia i sprawującą funkcję Skarbnika w Klubie Sportowym „Sudety” Kamienna Góra niezgodnie z zapisami art. 22 ust.1 oraz art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018r. poz. 395 ze zm.), w związku z § 6 ust. 4 umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r.
14. Niezgodna ze stanem faktycznym forma zapłaty określona na rachunku do umowy zlecenia z dnia 07.05.2018 r. zawartej pomiędzy Klubem Sportowym „Sudety” Kamienna Góra a Panem ……………….. za prowadzenie zajęć treningowych w miesiącu maju i czerwcu 2018 r. na łączną kwotę 480,00 zł (brutto), wskazującadokonanie wypłaty w formie gotówkowej dnia 19.07.2018r., z potwierdzeniem pokwitowania odbioru gotówki przez wykonawcę zlecenia niezgodnie ze stanem faktycznym, w związku z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 351 ze zm.).
Zgodnie z zestawieniem operacji z rachunku bieżącego Klubu Sportowego „Sudety” Kamienna Góra za okres od 30.12.2017 r. do 08.10.2018 r. lp.66, zapłacono przelewem dnia 23.07.2018 r.
Ponadto, stwierdzono nieprawidłowe wystawienie rachunku do umowy zlecenia z dnia 07.05.2018 r. zawartej pomiędzy Klubem Sportowym „Sudety” Kamienna Góra a Panem za prowadzenie zajęć treningowych dotyczy usługi wykonanej w miesiącu maju 2018 r. (6 godzin) i czerwcu 2018 r. (6 godzin) na łączną kwotę 480,00 zł (brutto) oraz dokonanie wypłaty wynagrodzenia łącznie za miesiąc maj i czerwiec 2018 r.- dnia 23 lipca 2018 r. naruszając zapisy § 3 ust.2 umowy zlecenia ze stawką godzinową zawartą dnia 07.05.2018 r. pomiędzy Klubem Sportowym „Sudety” Kamienna Góra a ……………………..., w zakresie terminu wypłaty tj. do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania zlecenia oraz okresowości świadczenia usług tj. miesięcznie.
15. Naruszenie terminu zapłaty wynikającego z faktur wystawionych za obsługę księgową tj.: fa VAT Nr 705/10/2018 z dnia 26.10.2018 r. na łączną kwotę 100,00 zł oraz fa VAT Nr 851/11/2018 z dnia 27.11.2018 r. na kwotę 200,00 zł, fa VAT Nr 144/06/2018 z dnia 29.06.2018 r. na łączną kwotę 200,00 zł, fa VAT Nr 285/07/2018 z dnia 26.07.2018 r. na kwotę 200,00 zł niezgodnie z terminem zapłaty oznaczonym na fakturze stosownie do zapisów art. 7 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 684 ze zm.) oraz niezgodnie z § 4 umowy z dnia 08.05.2018 r. zawartej pomiędzy …………….. a Klubem Sportowym „SUDETY” Kamienna Góra.
16. Nieprawidłowe wpisanie (doliczenie kwoty 250,00 zł dotyczącej wkładu osobowego) w kalkulacji przewidywanych kosztów na rok 2018 do umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. w rubryce „razem” koszty merytoryczne pokryte z innych środków finansowych jako suma: 6.930,00 zł niezgodnie z kwotami poszczególnych kosztów tworzących koszty merytoryczne zadania pokrytych ze środków własnych Klubu tj. 320,00 zł+ 960,00 zł+ 760,00 zł+400,00 zł+ 2.240,00 zł+ 2.000,00 zł tj. razem: 6.680,00 zł niezgodnie z danymi rachunkowymi i kosztami składającymi się na niniejsze koszty merytoryczne zadania.
Koszty merytoryczne wykazane przez Klub razem pokryte z innych środków finansowych w kwocie 6.930,00 zł zostały zawyżone o kwotę 250,00 zł.
Następnie stwierdzono, iż w kalkulacji przewidywanych kosztów na rok 2018 do umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. błędnie wpisano w przewidywanej kalkulacji kosztów, razem koszty obsługi pokryte z innych środków finansowych jako suma: 0,00 zł niezgodnie z kwotą kosztów obsługi zadania- obsługa księgowa realizacji zadania na sumę 500,00 zł pokrytą z innych środków finansowych (środków własnych).
Kolejno stwierdzono, iż w kalkulacji przewidywanych kosztów na rok 2018 do umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. błędnie wpisano w kosztach ogółem: sumę kosztów merytorycznych i kosztów obsługi pokrytych z innych środków finansowych jako 7.430,00 zł (tj. 6.930,00 zł (koszty merytoryczne) + 500,00 zł (księgowość), a powinno być 7.180,00 zł tj. 6.680,00 zł (koszty merytoryczne) + 500,00 zł (księgowość).
17. Nieprawidłowe i nierzetelne wypełnienie sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego – umowa Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. polegające na braku wpisania w rubryce „koszt całkowity (w zł)” wartości kosztów merytorycznych - kwoty 250,00 zł dotyczącej kosztów wolontariatu pokrytych z wkładu osobowego, co skutkowało błędną sumą całkowitych kosztów merytorycznych razem tj. 17.258,96 zł, a powinno być 17.508,96 zł, a następnie nieprawidłową wysokością kosztów całkowitych – merytorycznych i obsługi zadania ogółem jako 17.758,96 zł, a powinno być 18.008,96 zł.
18. Nieprawidłowe wpisanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego realizowanego na podstawie umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. w pkt 2. rozliczenie ze względu na źródło finansowania zadania publicznego wartości udziału wkładu osobowego i wkładu rzeczowego w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji w zaokrągleniu do jednego miejsca po przecinku tj. 2,5% niezgodnie z załącznikiem Nr 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300 ze zm.).
19. Nieprawidłowe wystawienie rachunku do umowy zlecenia z dnia 01.02.2018 r. zawartej pomiędzy Klubem Sportowym „Sudety” Kamienna Góra a Panem ………………. za prowadzenie zajęć treningowych dotyczy usług wykonanych w miesiącu: lutym 2018 r. - 3 godziny, marcu 2018 r. 3 godziny, kwietniu 2018 r.- 3 godziny, maju 2018 r. - 3 godziny i czerwcu 2018r.- 3 godziny na łączną kwotę 600,00 zł (brutto) oraz nieprawidłowe dokonanie wypłaty wynagrodzenia łącznie za wszystkie wyżej wymienione miesiące dnia 23 lipca 2018 r. naruszając zapisy § 3 ust.2 umowy zlecenia ze stawką godzinową zawartą dnia 01.02.2018 r. pomiędzy Klubem Sportowym „Sudety” Kamienna Góra a …………………..., w zakresie terminu wypłaty tj. do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania zlecenia oraz okresowości świadczenia usług tj. miesięcznie.
20. Nieprawidłowe rozliczenie przez Klub Sportowy „Sudety” Kamienna Górausług prowadzenia zajęć treningowych przez Pana ……………….. na podstawie umowy zlecenia z dnia 01.02.2018 r. w miesiącu lutym 2018 r. - 3 godziny (zgodnie z oświadczeniem z dnia 28.02.2018 r. o przepracowanej liczbie godzin w lutym 2018 r.) oraz w marcu 2018 r.- 3 godziny (zgodnie z oświadczeniem z dnia 31.03.2018 r. o przepracowanej liczbie godzin w marcu 2018 r.) ze środków dotacji udzielonej na podstawie umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. niezgodnie z § 2 ust.2 pkt.1 określającym termin poniesienia wydatków dla środków pochodzących z dotacji.
Stosownie do zapisów § 2 ust.2. pkt 1 umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. termin poniesienia wydatków ustala się dla środków pochodzących z dotacji od dnia 17.04.2018 r. do 31.12.2018 r.
Biorąc pod uwagę, rachunek do umowy zlecenia z dnia 01.02.2018 r. zawartej pomiędzy przez Klubem Sportowym „Sudety” Kamienna Góra a Panem …………………. za wykonanie zlecenia prowadzenie zajęć treningowych w miesiącu lutym, marcu, kwietniu, maju i czerwcu 2018 r. pokryty ze środków dotacji jako całkowity koszt wynagrodzenia w kwocie 708,36 zł (15 godzin wykonanego zlecenia łącznie), należy proporcjonalnie zmniejszyć o godziny zajęć za miesiąc luty i marzec 2018 r. (6 godzin) tj. o 283,34 zł. Kwota 283,34 zł stanowi zatem dotację wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem stosownie do zapisów z § 2 ust.2 pkt.1 umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. określającym termin poniesienia wydatków dla środków pochodzących z dotacji i podlega zwrotowi zgodnie z § 10 ust.6 umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. wraz należnymi odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych, na zasadach określonych w przepisach ustawy o finansach publicznych.
Ze środków dotacji może zostać pokryty wydatek z tytułu wynagrodzenia trenera wynikający z wyżej opisanego rachunku do umowy zlecenia z dnia 01.02.2018 r. w kwocie 425,02 zł (tj. 708,36 zł -283,34 zł).
21. Nieprawidłowe dokonanie wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia zawartej dnia 07.05. 2018 r. pomiędzy Panem ……………...a Klubem Sportowym „Sudety” Kamienna Góra za usługi treningowe za miesiąc wrzesień 2018 r. dnia 12 października 2018 r. tj. z naruszeniem zapisów § 3 ust.2 w/w umowy zlecenia ze stawką godzinową z dnia 07.05.2018 r.
22. Nieprawidłowe rozliczenie przez Klub Sportowy Sudety” Kamienna Góra w ramach usługi najmu hali sportowej za miesiąc kwiecień 2018 r. wynajmu sali w dniach 06.04.2018 r.- 1,5 godz., 13.04.2018 r.- 1,5 godz.- łącznie 3 godziny z fa Nr ZSZiO 4/2018-029 z dnia 30.04.2018 r. Powiat Kamiennogórski z siedzibą w Kamiennej Górze- Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących w Kamiennej Górze opłata za wynajem hali sportowej za miesiąc kwiecień 2018 r. na łączną kwotę 240,00 zł (6 godzin)ze środków dotacji udzielonej na podstawie umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. niezgodnie z § 2 ust.2 pkt.1 określającym termin poniesienia wydatków dla środków pochodzących z dotacji.
Stosownie do zapisów § 2 ust.2. pkt 1 umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. termin poniesienia wydatków ustala się dla środków pochodzących z dotacji od dnia 17.04.2018 r. do 31.12.2018 r.
Biorąc pod uwagę, fa Nr ZSZiO 4/2018-029 z dnia 30.04.2018 r. Powiat Kamiennogórski z siedzibą w Kamiennej Górze- Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących w Kamiennej Górze opłata za wynajem hali sportowej za miesiąc kwiecień 2018 r. na łączną kwotę 240,00 zł, pokrytą w całości ze środków dotacji (6 godzin wynajmu łącznie za kwiecień 2018 r. łącznie), należy proporcjonalnie zmniejszyć o godziny zajęć z dnia 06.04.2018 r. i 13.04.2018 r.- 3 godziny razem tj. o 120,00 zł.
Kwota 120,00 zł stanowi zatem dotację wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem stosownie do zapisów z § 2 ust.2 pkt.1 umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. określającym termin poniesienia wydatków dla środków pochodzących z dotacji i podlega zwrotowi zgodnie z § 10 ust.6 umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. wraz należnymi odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych, na zasadach określonych w przepisach ustawy o finansach publicznych.
Ze środków dotacji może zostać pokryty wydatek z tytułu wynajmu hali sportowej wynikający z faktury fa Nr ZSZiO 4/2018-029 z dnia 30.04.2018 r. w kwocie 120,00 zł (tj. 240,00 zł-120,00 zł).
23. Zawarcie umowy najmu lokalu pomieszczeń 1/H/2018 z dnia 12.04.2018 r. pomiędzy Powiatem Kamiennogórskim- Zespołem Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących w Kamiennej Górze a Klubem Sportowym „Sudety” Kamienna Góra z zastosowaniem niewłaściwego sposobu reprezentacji Klubu niezbędnego do składania oświadczeń woli w zakresie zaciągania zobowiązań majątkowych tj. jednoosobowo przez Prezesa Klubu niezgodnie z § 53 Statutu Klubu Sportowego „Sudety” Kamienna Góra.
Zgodnie z § 53 Statutu Klubu (zmiana obowiązująca od dnia 30.01.2018 r.) tj. dla ważności oświadczeń woli w sprawach majątkowych wymagane jest współdziałanie i podpisywanie dokumentów prze dwóch członków Zarządu Klubu; tj. Prezesa, Wiceprezesa lub Skarbnika.
24. Zawarcie umowynajmu lokalu użytkowego 06/2018 z dnia 09.04.2018 r. pomiędzy Powiatem Kamiennogórskim- Zespołem Szkół Ogólnokształcących w Kamiennej Górze a Klubem Sportowym „Sudety” Kamienna Góra z zastosowaniemniewłaściwego sposobu reprezentacji Klubu niezbędnego do składania oświadczeń woli w zakresie zaciągania zobowiązań majątkowych tj. jednoosobowo przez Skarbnika Klubu niezgodnie z § 53 Statutu Klubu Sportowego „Sudety” Kamienna Góra.
Zgodnie z § 53 Statutu Klubu (zmiana obowiązująca od dnia 30.01.2018 r.) tj. dla ważności oświadczeń woli w sprawach majątkowych wymagane jest współdziałanie i podpisywanie dokumentów prze dwóch członków Zarządu Klubu; tj. Prezesa, Wiceprezesa lub Skarbnika.
25. Nieprawidłowe wystawienierachunku do umowy zlecenia z dnia 01.02.2018 r. zawartej pomiędzy Klubem Sportowym „Sudety” Kamienna Góra a Panem……………. za prowadzenie zajęć treningowych dotyczących usługi wykonanej w miesiącu lipcu 2018 r. (3 godziny), sierpniu 2018 r. (3 godziny) i wrześniu 2018 r. (3 godziny) na łączną kwotę 360,00 zł (brutto) oraz dokonanie wypłaty wynagrodzenia łącznie za miesiąc lipiec, sierpień i wrzesień 2018 r. - dnia 12.10.2018 r. naruszając zapisy § 3 ust.2 umowy zlecenia ze stawką godzinową zawartą dnia 01.02.2018 r. pomiędzy Klubem Sportowym „Sudety” Kamienna Góra a ……………………………. w zakresie terminu wypłaty tj. do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania zlecenia oraz okresowości świadczenia usług tj. miesięcznie.
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1. Wprowadzenie przez Klub Sportowy „Sudety” Kamienna Góra Zasad (polityki) rachunkowości Klubu tj. dokumentacji przyjętych i stosowanych przez organizację zasad (systemu) rachunkowości, zgodnie z art.10 ust. 1 i 2ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), w związku z art.10 i 10a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2019r. poz. 688 ze zm.) oraz dokonywanie aktualizacji niniejszych zasad (polityki) rachunkowości.
Ad.2. Przestrzeganie zasady właściwego określania w komparycji zawieranych umów podmiotów upoważnionych do reprezentowania Klubu Sportowego „Sudety” Kamienna Góra zgodnie ze sprawowanymi funkcjami stosownie do zapisów Statutu Klubu Sportowego „Sudety” Kamienna Góra oraz zgodnie z obowiązującym stanem prawnym i faktycznym.
Ad.3. Prawidłowe określanie w komparycji zawieranych umów o realizację zadań publicznych oraz aneksów do niniejszych umów adresu siedziby Klubu Sportowego „Sudety” Kamienna Góra zgodnie zgodnie ze stanem faktycznym i prawnym obowiązującym, w dacie zawierania umów lub aneksów oraz wypisem z księgi ewidencyjnej Klubu Sportowego „Sudety” Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze Klubu Sportowego „Sudety” Starostwa Powiatowego, w rubryka Nr 4 (nazwa, siedziba i adres) stosownie do zapisów załącznika Nr 3 (wzór umowy o realizację zadania publicznego) do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.4. i 16. Prawidłowe sumowanie w kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego przez Klub Sportowy „Sudety” Kamienna Góra zgodnie z danymi rachunkowymi, wartości poszczególnych rodzajów kosztów, tworzących odpowiednio koszty merytoryczne i koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne, a w szczególności prawidłowe wliczanie kosztów wolontariatu pokrywanego z wkładu osobowego Klubu zgodnie ze stanem faktycznym stosownie do zapisów załącznika Nr 3 (wzór umowy o realizację zadania publicznego) do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057) stanowiących, iż oferta, aktualizacja kosztorysu i harmonogram stanowią załączniki do umowy o realizację zadania publicznego i są integralną częścią umowy w ustalonym końcowym brzmieniu.
Ad.5 i 18. Prawidłowe podawanie w zaktualizowanym kosztorysie przewidywanych kosztów realizacji zadania, wartości udziału wkładu osobowego w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z załącznikiem Nr 3 i Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.6 i 8. Prawidłowe wpisywanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, w rubryce „okres za jaki składane jest sprawozdanie” okresu realizacji zadania publicznego zgodnie z zapisami zawartej umowy o realizację zadnia publicznego stosownie do zapisów załącznika Nr 3 (wzór umowy o realizację zadania publicznego) do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.7. Prawidłowe wpisywanie i sumowaniew sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego, w rozliczeniu wydatków w rubryce ”koszty zgodnie z umową” wartości poszczególnych kosztów merytorycznych i obsługi zadania, w tym administracyjnych zgodnie z danymi rachunkowymi i w związku z powyższym prawidłowe określanie udziału procentowego kwoty dotacji w całkowitych kosztach zadania, udziału innych środków finansowych w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji oraz udziału wartości wkładu osobowego do otrzymanej kwoty dotacji zgodnie z załącznikiem Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.9. Sporządzanie i prowadzenie prze Klub Sportowy „Sudety” Kamienna Góra protokołów przekazania nagród oraz rzeczy zakupionych w ramach dotacji udzielonej na podstawie umowy o realizację zadania publicznego, stosownie do zapisów zawartej umowy o realizację zadania publicznego, w związku z zapisami załącznika Nr 3 (wzór umowy o realizację zadania publicznego) do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.10. Prawidłowe wpisywanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego nazwy rodzaju kosztu zgodnie z dowodem księgowym, który go dokumentuje oraz zgodnie z rodzajem kosztów określonych w aktualizacji kosztorysu stanowiącej załącznik do umowy i będącej jej integralną częścią ustalonym końcowym brzmieniu stosownie do zapisów załącznika Nr 3 i Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.11. Precyzyjne opisywanie dowodów księgowych pokrytych zarówno ze środków dotacji, jak i innych środków finansowych w ramach realizacji zadania publicznego, w szczególności wskazania w jakich proporcjach i z jakich źródeł (rodzaju środków finansowych- środki własne, dotacja lub inne) został pokryty dany wydatek stosownie do zapisów z załącznika Nr 3 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057), w związku z art. 16 ust.5 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2019r. poz. 688 ze zm.).
Ad.12. Zwrot dotacji niewykorzystanej w kwocie 750,00 zł, dotyczącej wydatku wynikającego z faktury VAT Nr 20/12/2018 z dnia 11.12.2018 r. Usługi Transportowe „JAREK” usługa transportowa – transport zawodników na mecze DZPS na łączną kwotę 800,00 zł, pokrytą w kwocie 750,00 zł ze środków dotacji i w kwocie 50,00 zł ze środków własnych Klubu w ramach umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. o realizację zadania publicznego, ze względu na brak dowodu potwierdzającego dokonanie zapłaty za w/w wydatek i poniesienia go przez Klub Sportowy „Sudety” Kamienna Góra wraz z należnymi odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji stosownie do zapisów § 10 ust.2-4 umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r.
Zwrotu niewykorzystanej części dotacji w kwocie 750,00 zł należy dokonać na konto Zleceniodawcy zadania publicznego tj. Gminy Miejskiej Kamienna Góra na numer rachunku bankowego: 97 1020 5226 0000 6202 0627 0351 wraz z należnymi odsetkami jak dla zaległości podatkowych liczonymi począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji stosownie do zapisów § 10 ust.2-4 umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. tj. liczonymi od dnia 16 stycznia 2019 r.
Rzetelne potwierdzanie (dokumentowanie) poprzez właściwe dowody (tj. polecenia przelewu, potwierdzenia zapłaty, wyciągi bankowe lub stosowne zapisy ewidencji księgowej) dokonania zapłaty za wydatki poniesione z innych środków finansowych w ramach umowy o realizację zadania publicznego zgodnie z zapisami wymienionej wyżej umowy stosownie do zapisów załącznika Nr 3 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057), w związku z art. 16 ust.5 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2019r. poz. 688 ze zm.).
Rzetelne wypełnianie sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego, w szczególności poprzez wpisywanie dat zapłaty zgodnie z zapisami ewidencji księgowej lub innymi dowodami potwierdzającymi dokonanie zapłaty tj. zgodnie ze stanem prawnym i faktycznym stosownie do zapisów załącznika Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.13. Zamieszczanie na rachunkach wystawianych do umów zlecenia jako na dowodach księgowych , dat ich wystawienia zgodnie z art.21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
Niedokonywanie sprawdzenia rachunków wystawionych do umów zlecenia jako dowodów księgowych pod względem merytorycznym i zatwierdzania wydatku pod względem legalności, celowości i oszczędności przez tą samą osobę będącą jednocześnie wykonawcą zlecenia i dysponującą upoważnieniem do dokonywania niniejszych czynności sprawdzających w imieniu Klubu Sportowego „Sudety” Kamienna Góra niezgodnie z zapisami art. 22 ust.1 oraz art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
Ad.14, 19, 21 i 25. Zachowanie zgodności w zakresie sposobu zapłaty określonym na rachunku wystawionym do umowy zlecenia, a faktycznie dokonanym sposobem zapłatyzgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).
Wystawianie rachunków do umowy zlecenia w okresach miesięcznych stosownie do okresowości świadczenia usług oraz dokonywanie wypłaty wynagrodzenia zgodnie z terminem wypłaty określonym w postanowieniach umowy zlecenia stosownie do zapisów art.744 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1145 ze zm.).
Ad.15. Przestrzeganie terminów zapłaty wynagrodzenia wynikających z faktur za obsługę księgową, w związku z obowiązującą umową w zakresie prowadzenia księgowości Klubu stosownie do zapisów art. 7 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 118 ze zm.).
Ad.17. Rzetelne wypełnianie sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego poprzez prawidłowe wpisywanie wartości poszczególnych rodzajów kosztów oraz właściwe ich sumowanie i podawanie prawidłowej wysokości kosztów całkowitych zgodnie z danymi rachunkowymi stosownie do zapisów załącznika Nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
Ad.20. Zwrot dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem w kwocie 283,34 zł wynikającej z rachunku do umowy zlecenia z dnia 01.02.2018 r. zawartej pomiędzy Klubem Sportowym „Sudety” Kamienna Góra a Panem ………………………. za wykonanie usługi w miesiącu lutym 2018 r. - 3 godziny (zgodnie z oświadczeniem z dnia 28.02.2018 r. o przepracowanej liczbie godzin w lutym 2018 r.) oraz w marcu 2018 r.- 3 godziny (zgodnie z oświadczeniem z dnia 31.03.2018 r. o przepracowanej liczbie godzin w marcu 2018 r.), pokrytej ze środków dotacji udzielonej na podstawie umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. niezgodnie z § 2 ust.2 pkt.1 określającym termin poniesienia wydatków dla środków pochodzących z dotacji wraz z należnymi odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych, na zasadach określonych w przepisach ustawy o finansach publicznych stosownie do zapisów § 10 ust.6 umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r.
Stosownie do zapisów § 2 ust.2. pkt 1 umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. termin poniesienia wydatków ustala się dla środków pochodzących z dotacji od dnia 17.04.2018 r. do 31.12.2018 r.
Zwrotu dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem w kwocie 283,34 zł należy dokonać na konto Zleceniodawcy zadania publicznego tj. Gminy Miejskiej Kamienna Góra na numer rachunku bankowego: 97 1020 5226 0000 6202 0627 0351 wraz z należnymi odsetkami jak dla zaległości podatkowych liczonymi
począwszy od dnia: przekazania z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem zgodnie z § 10 ust.6 umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. oraz art. 252 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.) tj. od dnia 13 lipca 2018 r.
Zgodnie z art. 252 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.): „Odsetki od dotacji podlegających zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego nalicza się począwszy od dnia: przekazania z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem.”
Ad.22. Zwrot dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem w kwocie 120,00 zł wynikającej z fa Nr ZSZiO 4/2018-029 z dnia 30.04.2018 r. Powiat Kamiennogórski z siedzibą w Kamiennej Górze- Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących w Kamiennej Górze opłata za wynajem hali sportowej za miesiąc kwiecień 2018 r. na łączną kwotę 240,00 zł (6 godzin), a dotyczącej, w tym: wynajmu sali w dniach 06.04.2018 r.- 1,5 godz. oraz 13.04.2018 r.- 1,5 godz.- łącznie 3 godziny jako wydatków pokrytych ze środków dotacji udzielonej na podstawie umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. niezgodnie z § 2 ust.2 pkt.1 określającym termin poniesienia wydatków dla środków pochodzących z dotacji.
Stosownie do zapisów § 2 ust.2. pkt 1 umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. termin poniesienia wydatków ustala się dla środków pochodzących z dotacji od dnia 17.04.2018 r. do 31.12.2018 r.
Zwrotu dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem w kwocie 120,00 zł należy dokonać na konto Zleceniodawcy zadania publicznego tj. Gminy Miejskiej Kamienna Góra na numer rachunku bankowego: 97 1020 5226 0000 6202 0627 0351 wraz z należnymi odsetkami jak dla zaległości podatkowych liczonymi
począwszy od dnia: przekazania z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem zgodnie z § 10 ust.6 umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. oraz art. 252 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.) tj. od dnia 13 lipca 2018 r.
Zgodnie z art. 252 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.): „Odsetki od dotacji podlegających zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego nalicza się począwszy od dnia: przekazania z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem.”
Ad.23 i 24. Zawieranie umów najmu lokalu (najem sali gimnastycznej) przez Klub Sportowy „Sudety” Kamienna Góra z zachowaniem zasady właściwego sposobu reprezentowania Klubu oraz składania oświadczeń woli w zakresie zaciągania zobowiązań majątkowych zgodnie z § 53 Statutu Klubu Sportowego „Sudety” Kamienna Góra.
Zgodnie z § 53 Statutu Klubu (zmiana obowiązująca od dnia 30.01.2018 r.) tj. dla ważności oświadczeń woli w sprawach majątkowych wymagane jest współdziałanie i podpisywanie dokumentów prze dwóch członków Zarządu Klubu; tj. Prezesa, Wiceprezesa lub Skarbnika.
Ponadto, biorąc pod uwagę nieprawidłowości przy skonstruowaniu wniosku o przesunięcie środków pomiędzy pozycjami kosztów w ramach umowy o realizację zadania publicznego przez Klub Sportowy „Sudety” Kamienna Góra polegające na wnioskowaniu o przesunięcia pomiędzy pozycjami kosztów o innych nazwach i rodzajach kosztów niż określone w kalkulacji przewidywanych kosztów stanowiących załącznik do umowy o realizację zadania publicznego Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. lub wnioskowaniu o przesunięcie do rodzaju kosztu, którego nie wykazano w wyżej opisanej kalkulacji, wnosi się o rzetelne tworzenie wniosku o zmianę (będącego podstawą do aneksu do umowy o realizację zadania publicznego) tj. najpierw wnioskowanie o utworzenie danego rodzaju kosztu, jeżeli nie było go w zaktualizowanym kosztorysie, następnie o przesunięcie środków na dany rodzaj kosztu i przesuwaniu środków z pozycji (z rodzajów kosztów) znajdujących w kosztorysie (kalkulacji) stanowiącej integralną część zawartej pierwotnie umowy.
Ponadto, w związku z poniesieniem i rozliczeniem przez Klub Sportowy „Sudety” Kamienna Góra w ramach umów o realizację zadań publicznych – umowa Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. oraz umowa Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. kosztów obsługi zadania publicznego, w postaci obsługi księgowej realizacji zadania, pokrytych ze środków własnych Klubu, a:
1) licznymi błędami rachunkowymi występującymi w sumowaniu pozycji kosztów w ofercie realizacji zadania publicznego, w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego,
2) braku zachowania terminów płatności (np. przy umowach zlecenia z trenerami),
3) braku zapłaty za fakturę z tytułu usługi transportowej w ramach umowy Nr 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. pokrytej w części ze środków dotacji i skutkujące obowiązkiem zwrotu dotacji niewykorzystanej;
uzasadnioną wątpliwość budzi pokrywanie i przeznaczanie przez Klub Sportowy „Sudety” Kamienna Góra wydatków z tytułu obsługi księgowej realizacji zadań.
Na podstawie § 8 ust.5 umów o realizację zadania publicznego tj. umowy 17/III/2018/SP z dnia 20 marca 2018 r. oraz umowy Nr 27/IV/2018/SP z dnia 17 kwietnia 2018 r. zawartych pomiędzy Gminą Miejską Kamienna Góra a Klubem Sportowym „Sudety” Kamienna Góra, Zleceniobiorca jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 9 ust.4 wyżej wymienionych umów, do ich wykonania i powiadomienia o tym Zleceniodawcy.
