Kontrole wewnętrzne 2018: Kontrola administracyjna w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Kamiennej Górze-Gimnazjum Nr 2
W dniach od 02.10.2018 r. do 06.11.2018 r. została przeprowadzona kontrola administracyjna w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Kamiennej Górze-Gimnazjum Nr 2 w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi oraz prawidłowości realizacji wydatków przeznaczonych na finansowanie bieżącej działalności Gimnazjum Nr 2 w Kamiennej Górze w roku 2017 zgodnie z porozumieniem Nr 1/V/2015 z dnia 21 maja 2015 r. oraz aneksami wprowadzonymi do niniejszego porozumienia w sprawie współdziałania w wykonywaniu zadań organów prowadzących szkoły połączone w Zespół Szkół Ogólnokształcących z siedzibą w Kamiennej Górze przy ul. M. Skłodowskiej- Curie 2 za rok 2017, z uwzględnieniem kontroli sprawdzającej. Kontrolę przeprowadziła: inspektor na samodzielnym stanowisku ds. kontroli Urzędu Miasta w Kamiennej Górze Pani Monika Kluczyńska, na podstawie upoważnienia Nr 8/2018 Burmistrza Miasta Kamienna Góra wystawionego zgodnie z §15 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Kamienna Góra. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o art.68 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.), w związku z § 2 ust.2 i § 9 ust. 3 pkt 4 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra.
W wyniku przeprowadzonej kontroli administracyjnej, stwierdzono następujące nieprawidłowości w Zespole Szkół Ogólnokształcących- Gimnazjum Nr 2 w Kamiennej Górze:
1. Nieprawidłowe wykazanie w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 30 kwietnia 2017 r. Gimnazjum Nr 2 w Kamiennej Górze w kolumnie 6 „Wydatki wykonane” w dz. 801, rozdz. 80113 wydatków wykonanych w § 4300 w kwocie 4.400,00 zł niezgodnie z ewidencją księgową konta 130 (analityczną) stosownie do zapisów § 9 ust.2 Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1015 z późn.zm.).
Zgodnie z ewidencją księgową konta 130-801-80113-4300-GI wydatki wykonane w dz. 801, rozdz. 80113, § 4300 (usługi obce zakup biletów PKS) na dzień 30.04.2017 r- wyniosły 0,00 zł.
2. Nieprawidłowe wykazanie w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 30 kwietnia 2017 r. Gimnazjum Nr 2 w Kamiennej Górze w kolumnie 6 „Wydatki wykonane” w dz. 801, rozdz.80146 wydatków wykonanych w § 4300 (zakup usług pozostałych) w kwocie 0,00 zł niezgodnie z ewidencją księgową (analityczną) konta 130, w związku z § 9 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1015 z późn.zm.).
Zgodnie z ewidencją księgową konta 130-801-80146-4300 GI wydatki wykonane w dz. 801, rozdz. 80146 razem wyniosły-4.400,00 zł (dz.801, rozdz. 80113, § 4300- 4.400,00 zł).
3. Naruszenie terminu uiszczenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi za miesiąc sierpień 2017 r. niezgodnie z §1 Uchwały Nr XXXVII/161/12 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie terminu, częstotliwości i trybu uiszczenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, w związku z art. 44 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.).
4. Nieprawidłowe wprowadzenie do raportów kasowychdowodów księgowych z miesiąca stycznia 2017 r. do raportu kasowego za okres od 01.02.2017 r. do 28.02.2017 r. oraz dowodów księgowych z miesiąca lutego, marca i kwietnia 2017 r. do raportu kasowego za okres od 01.06.2017 r. do 30.06.2017 r. tj. w okresie sprawozdawczym, którego nie dotyczyły niezgodnie z art. 20 ust. 1 i 3 oraz art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2342 z późn.zm.).
5. Brak na fakturze fa VAT FA/2466/2017/8263 z dnia 20.06.2017 r. zakup towaru dla uczniów gimnazjum biorących udział w grze terenowej na łączną kwotę169,71 zł (dow. ks. 543/06/2017) obligatoryjnych elementów faktury tj. nazwy (rodzaju) towaru lub usługi;
- miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług;
- ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawki podatku;
- sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
kwoty należności ogółem niezgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 7-15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 z późn.zm.).
6. Zapłata zobowiązań wynikającychfaktur: fa VAT NR C1P11767699/1612/00026 z dnia 19.12.2016 r. na łączną kwotę 348,91 zł (dow. ks. 977/12/2016), fa VAT 0492382057/102 z dnia 19.01.2017 r. na łączną kwotę 4 654,73 zł (dow. ks. 72/01/2017), fa VAT Nr 3143/104/2017/FP z dnia 07.09.2017 r. na łączną kwotę 866,89 zł (dow.ks.698/09/2017); fa VAT Nr 1139/MPR/2017 z dnia 31.07.2017 r. na łączną kwotę 120,00 zł, w tym wydatki z dz. 801, rozdz. 80110, § 4280 w kwocie 26,67 zł (dow. ks. 637/08/2017), fa 140/07/2017 z dnia 31.07.2017 r. na łączną kwotę 701,10 zł (dow. ks. 639/08/2017) po terminach właściwych do uregulowania niniejszych zobowiązań wynikających z treści dowodów źródłowych niezgodnie z art. 44 ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz.2077 z późn.zm.).
7. Wystawienie faktury Nr 07/08/2017 za pomoc prawną w miesiącu sierpniu 2017 r. na łączną kotę 738,00 zł, w tym wydatki z dz. 801, rozdz. 80110, § 4300 w kwocie 255,94 zł (dow.ks.654/08/2017) z błędną datą, oznaczoną jako 31.07.2017 r. niezgodnie z art.106e ust. 1 pkt 1, w związku z art. 106k ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn.zm.).
8. Nieprawidłowe dokonanie dnia 28.02.2017 r. wypłaty ryczałtu za używanie samochodu służbowego do celów służbowych za miesiąc luty 2017 r. przed złożeniem przez uprawnionego pracownika oświadczenia o używaniu samochodu służbowego za miesiąc luty 2017 r., (bowiem w/w oświadczenie złożono dnia 01.03.2017 r.) niezgodnie z § 4 ust.1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271).
9. Nieprawidłowe złożenie oświadczenia o wykorzystywaniu samochodu prywatnego do celów służbowych oraz dokonanie wypłaty ryczałtu za miesiąc kwiecień 2017 dnia 27.04.2017 r., za czerwiec 2017 r. - dnia 26.06.2017 r., za lipiec 2017 r. - dnia 28.07.2017 r., za miesiąc sierpień 2017 r.- 28.08.2017 r. przedterminowo niezgodnie z § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn.zm.).
10. Nieprawidłowe oznaczenie i potrącenie na oświadczeniu o wykorzystywaniu samochodu prywatnego do celów służbowych przez pracownika zatrudnionego w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Kamiennej Górze za miesiąc sierpień 2017 r. należnej kwoty ryczałtu o 14 dni urlopu wypoczynkowego tj. o kwotę 159,60 zł (14 x 11,40 zł) niezgodnie z potwierdzonymi nieobecnościami pracownika w miesiącu sierpniu 2017 r. tj. dodatkowy jeden dzień urlopu wypoczynkowego (25 sierpnia 2017 r.) stosownie do zapisów§ 4 ust.2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271).
Należny ryczałt brutto w wyżej wymienionym przypadku za miesiąc sierpień 2017 r. powinien wynieść 250,74 zł (250,74 zł – (15 x 11,40 zł)) tj. 250,74 zł -171,00= ryczałt (brutto) 79,74 zł.
11. Nieprawidłowe zaksięgowanie wydatków z tytułu ryczałtu samochodowego dla pracownika zatrudnionego w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Kamiennej Górze za miesiąc listopad 2017 r. z dz.801, rozdz. 80110, § 4010 niezgodnie z art. 24 ust.1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn.zm.), w związku z załącznikiem Nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz. U. z 2014. poz. 1053 z późn.zm.).
12. Nieprawidłowe dokonanie podziału kosztów pomiędzy Gimnazjum Nr 2 a Liceum Ogólnokształcącym w Kamiennej Górze, wynikających z fa VAT 780/12 z dnia 02.10.2017 r. na łączną kwotę 1 200,00 zł, w tym wydatki z dz.801, rozdz. 80110, § 4700 w kwocie 308,00 zł (dow. ks. 746/10/2017) tj. dla Gimnazjum Nr 2 kwota 308,00 zł, a dla LO- 892,00 zł niezgodnie z § 6 pkt 5 lit. a Porozumienia Nr 1/V/2015 z dnia 21 maja 2015 r.
Zgodnie z § 6 pkt 5 lit. a Porozumienia Nr 1/V/2015 z dnia 21 maja 2015 r. podział kosztów powinien wynieść z kwoty łącznej 1.200,00 zł tj. 25,60 % Gimnazjum Nr 2- 307,20 zł oraz dla Liceum Ogólnokształcącego 74,40% tj. kwota 892,80 zł.
W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami zarządza się, ich usunięcie w następujący sposób:
Ad.1 i 2. Przestrzeganie zasad rzetelnego i prawidłowego sporządzania sprawozdań oraz wykazywania kwot zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej stosownie do zapisów § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz.109 z późn.zm.).
Ad.3. Przestrzeganie terminu uiszczenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi zgodnie z §1 Uchwały Nr XXXVII/161/12 Rady Miejskiej w Kamiennej Górze z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie terminu, częstotliwości i trybu uiszczenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, w związku z art. 44 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.zm.).
Ad.4. Prawidłowe wprowadzanie dowodów księgowych (gotówkowych) do raportów kasowych sporządzanych za okresy sprawozdawcze, których dowód dotyczy zgodnie z art. 20 ust. 1 i 3 oraz art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395 z późn.zm.).
Ad.5. Sprostowanie fakturyfa VAT FA/2466/2017/8263 z dnia 20.06.2017 r. zakup towaru dla uczniów gimnazjum biorących udział w grze terenowej na łączną kwotę169,71 zł (dow. ks. 543/06/2017) o wykazanie brakujących obligatoryjnych elementów faktury wynikających z art. 106e ust. 1 pkt 7-15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 z późn.zm.) poprzez wystawienie faktury korygującej zgodnie z art. 106j ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 z późn.zm.).
Ad.6. Przestrzeganie terminów zapłaty wynikających z treści dowodów księgowych zgodnie z art. 44 ust.3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz.2077 z późn.zm.).
Ad.7. Sprostowanie fakturyNr 07/08/2017 za pomoc prawną w miesiącu sierpniu 2017 r. na łączną kwotę 738,00 zł (dow.ks.654/08/2017) w zakresie określenia prawidłowej daty wystawienia niniejszej faktury poprzez wystawienie noty korygującej zgodnie z art. 106k ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn.zm.).
Ad.8. Przestrzeganie zasady dokonywania wypłaty ryczałtu za używanie samochodu służbowego do celów służbowych po złożeniu przez uprawnionego pracownika oświadczenia o używaniu samochodu służbowego zgodnie z § 4 ust.1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271).
Ad.9. Przestrzeganie zasady składania oświadczeń o wykorzystywaniu samochodu prywatnego do celów służbowych oraz dokonywania wypłaty ryczałtu nie wcześniej niż w ostatnim dniu roboczym miesiąca lub w ostatnim dniu używania samochodu prywatnego do celów służbowych w danym miesiącu zgodnie z § 4 ust.1 i 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn.zm.).
Biorąc powyższe pod uwagę, oświadczenie powinno być składane nie wcześniej niż w ostatnim dniu roboczym miesiąca lub w ostatnim dniu używania samochodu prywatnego do celów służbowych w danym miesiącu, ponieważ w składanym przez pracownika oświadczeniu wskazuje on ilość dni w miesiącu, w których wykorzystywał samochód prywatny do celów służbowych. Dopiero, w tym dniu pracownik może określić ilość dni nieobecności w danym miesiącu a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Na tej podstawie pracodawca może dokonać rozliczenia wypłaconego pracownikowi ryczałtu.
Ad.10. Prawidłowe dokonywanie potrąceń z kwoty ustalonego ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych poprzez zmniejszenie o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych zgodnie z § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn.zm.) oraz dokonanie potrącenia z kwoty należnego ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych przysługującego pracownikowi zatrudnionemu w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Kamiennej Górze za miesiąc sierpień 2017 r. o 1/22 tj. 11,40 zł, w związku z wykorzystaniem przez wyżej wymienionego pracownika jeszcze jednego dnia urlopu wypoczynkowego (25 sierpnia 2017 r.), który nie został potrącony z kwoty ustalonego ryczałtu za miesiąc sierpień 2017 r.
11. Prawidłowe księgowanie wydatków z tytułu ryczałtu samochodowego, klasyfikowanych w § 4410 stosownie do załącznika Nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz. U. z 2014. poz. 1053 z późn.zm.) na właściwym koncie analitycznym do konta 130 Rachunku bieżącego Gimnazjum Nr 2 dotyczącym wydatków z § 4410 stosownie do zapisów z art. 24 ust.1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395 z późn.zm.) oraz dokonanie korekty wyżej opisanych błędnych zapisów w ewidencji księgowej.
12. Dokonanie korekty w zakresie prawidłowego podziału kosztów pomiędzy Gimnazjum Nr 2 a Liceum Ogólnokształcącym w Kamiennej Górze, wynikających z fa VAT 780/12 z dnia 02.10.2017 r. na łączną kwotę 1 200,00 zł (dow. ks. 746/10/2017) zgodnie z § 6 pkt 5 lit. a Porozumienia Nr 1/V/2015 z dnia 21 maja 2015 r. tj. 25,60 % Gimnazjum Nr 2- kwota 307,20 zł oraz dla Liceum Ogólnokształcącego 74,40% - kwota 892,80 zł.
Na podstawie § 31 Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kamienna Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Kamienna Góra zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 11/10 Burmistrza Miasta Kamienna Góra z dnia 06 stycznia 2010 r. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego zawiadomi Burmistrza Miasta Kamienna Góra o wykonaniu wyżej wymienionych wniosków lub o przyczynach ich niewykonania.
